"Först nu har den mentala tröskeln att ta i besittning verktyg och utrustning överskridits." Så kan man sammanfatta resultatet av den korta enkät som de allmänna bibliotekens digiprojekt och Regionförvaltningsverket skickade till alla kommuner i maj under den tid då biblioteken ännu inte öppnat sina dörrar, men utlåning var tillåten. Alla bibliotek hade då inte ännu fått tillbaka sin fulla personalstyrka.
Bibliotek i 141 kommuner svarade på enkäten. En speciellt stor andel av svaren (65%) kom från kommuner med under 10 000 invånare. Av landskapen var Birkaland, Mellersta Finland, Norra Österbotten och Egentliga Finland välrepresenterade. Svar kom från alla landskap, men då man tolkar svaren måste man ta i beaktande andelen små kommuner som svarade och kanske också de aktiva områdenas särdrag när det gäller nätverks– och fortbildningsverksamhet. I kommuner där man redan tidigare varit van vid fortbildning på webben är det kanske sannolikare att man under undantagstiden använde sig av möjligheterna att fortbilda sig på distans.
Frågorna i enkäten var relaterade till målen för de offentliga bibliotekens digiprojekt: stärkande av personalens digitala färdigheter och uppbyggande av nätverk för digitalt stöd. En del av de svarande rapporterade att personalen varit permitterad eller haft andra uppgifter under stängningstiden. I dessa fall var möjligheterna att förbättra personalens kompetens eller tillhandahålla nya webbtjänster naturligtvis svaga. Baserat på en snabb genomgång av enkätsvaren verkade det inte i större utsträckning ha kommit svar från de kommuner som haft omfattande permitteringar. Antal svar från till exempel Norra Karelen, där bara ett litet antal bibliotek kunde fungera normalt, var mycket litet.
Goda möjligheter att delta i fortbildningar på distans – med betoning på AKE-utbudet
Mer än 90% av de svarande ansåg att personal som under normala omständigheter arbetar i kundbetjäningen hade möjlighet att delta i fortbildningar i digitala färdigheter eller produktion av digitalt innehåll under undantagstiden.
Kommunerna erbjud inte just några möjligheter utöver det normala för bibliotekspersonalen att förbättra sina digitala färdigheter. Bara 12% av de svarande angav att kommunens fortbildningsutbud ökat. Egen skolning ordnades av 23% av de svarande biblioteken. 27% av biblioteken svarade att personal med digitala färdigheter hade flyttats över till andra uppgifter inom kommunen.
Uppenbarligen hade den satsning som biblioteken med de regionala utvecklingsuppdragen gjorde på fortbildning i digitala färdigheter betydelse, eftersom 68% svarade att personalen mer än normalt hade deltagit i distansfortbildningar ordnade av AKE-biblioteken eller de allmänna bibliotekens digiprojekt. AKE-distanskaffestunderna gav också en möjlighet att diskutera verksamheten och webbarbetet under undantagstiden. Personal i så många som 115 bibliotek deltog i kaffestunderna under arbetstid. Det fanns regionala skillnader i deltagandet i AKE-bibliotekens fortbildningar, men man kan inte på basen av enkäten dra några slutsatser om helhetssituationen inom olika områden eftersom antalet svar från en del områden var så litet.
Under undantagstiden fördubblades användningen av Bibliotekskanalen. Visningen av Bibliotekskanalens utbildningsvideor ökade betydligt, vilket också tyder på att man tagit till vara möjligheterna till distansfortbildning. I den här enkäten frågades ändå inte separat om Bibliotekskanalens program.
Personalen hade inte på alla håll tillräcklig tillgång till digitala verktyg och användning av olika program på distans var inte alltid möjlig. Nya metoder för fortbildning och för att dela erfarenheter togs ändå i bruk på många håll. Bara 16% svarade att man inte skapat nya sätt för peer-learning och 9% svarade att man i biblioteket inte deltagit i AKE-bibliotekens distanskaffestunder under arbetsdagen.
Också cheferna insåg möjligheten att utveckla personalens färdigheter. I 67% av de svarande biblioteken hade personalen blivit anvisad att förbättra på sin digitala kompetens genom självstudier.
Kundbetjäningen på nätet fick nya former
I bibliotekens sociala medier syntes under undantagstiden ett stort antal uppdateringar om sagostunder, bokprat, kaffestunder, digitalt stöd och andra tjänster på nätet riktade till biblioteksanvändarna. Biblioteken var också flexibla med att via telefon eller nätet ge ut de användar-ID:n som behövs för användningen av digitala tjänster.
Ett av de fria svaren sammanfattar situationen: ”Personalen började tänka vidare på kundbetjäningen och man tänkte mera än vanligt på webbtjänster”. De stora bibliotekens uppdateringar på sociala medier fick stor spridning, men också i mindre bibliotek använde man sig smidigt av webbens möjligheter. Eftersom 65% av svaren kom från kommuner med färre än 10 000 invånare tyder det på att man är förtrogen med webbarbete också i de bibliotek som inte har separat personal för det.
Flera av de bibliotek som svarade (66%) ökade sitt utbud av e-material. Man anskaffade fler läsrättigheter till e-böcker och förnyade sina webbsidor så att de erbjöd mer digitalt innehåll (45%). 75% av biblioteken gav undantagsvis på nätet ut användar-ID:n för användning av e-material.
Evenemang på nätet var ett sätt att nå biblioteksanvändarna, 45% av biblioteken som svarade ordnade evenemang på nätet. I produktionen av evenemang fick man i praktiken användning för sina teoretiska kunskaper om digitala medier. Ett specialavtal med Sanasto som möjliggjorde produktion av t ex. sagostunderpå Bibliotekskanalen utan separatlov utnyttjades bara av 7% av biblioteken.
Biblioteken behövde stöd med att ta i bruk digitala tjänster. 28% av de svarande fick stöd av den egna kommunen. Stödet som biblioteken fick av AKE-biblioteken var betydande. Så mycket som 68% av de svarande upplevde att de fått stöd av AKE- och digiprojektkoordinatorerna.
Biblioteken verkade på egen hand
Biblioteken producerade ofta nytt innehåll på egen hand. Det hastigt påkomna undantagstillståndet och det snabba ibruktagandet av nya tjänster verkar inte ha gynnat knytande av samarbetskontakter. Av de svarande biblioteken skapade 65% webbtjänster på egen hand, 19% skapade webbtjänster tillsammans med kommunens kulturtjänster, 14% tillsammans med bildningsväsendet och 12% med andra kommunsektorer. Några bibliotek producerade innehåll tillsammans med flera samarbetspartners, men huvuddelen stödde sig på den egna personalens kunnande.
Samarbete med icke-kommunala aktörer var ovanligt, men det skedde. 13% av de svarande producerade innehåll i samarbete med lokala kulturaktörer. Fastän 38% av biblioteken erbjöd digitalt stöd per telefon eller på nätet, samarbetade inte så många med andra digistödsaktörer eller med landskapets digitala projekt.
Verksamheten under undantagstiden fortsätter också under normala förhållanden
Övergången till distansarbete och kundservice på distans kom som en överraskning. Nya verktyg och metoder togs i bruk under undantagstillståndet. 60% av biblioteken svarade att de kommer att fortsätta med att använda de verksamhetsformer på webben som togs i bruk under undantagstiden. Ur de fria svaren framgår att man också i fortsättningen kommer att använda sig av Teams-möten, webbtips, live-streaming, sagostunder på nätet och digitalt stöd på distans. Man kommer att använda sociala medier mer effektivt. Biblioteken har upptäckt betydelsen av att aktivt marknadsföra sina egna tjänster.
Vad lärde man sig?
I biblioteken kommer man säkert att diskutera vad man lärt sig under undantagstiden. Ur digiprojektets synvinkel kunde man fundera på hur man säkerställer personalens förmåga att verka på distans och om man behöver göra allt själv. Kanske finns det användning för slutsatserna senare.
Mer information:
Päivi Litmanen-Peitsala
Allmänna bibliotekens digiprojekt